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    번역 법무사 이전호 (http://lawpia.com)

 

         * 다음의 글은 일본 近畿大學大學院  法學研究科 학생들이 운영하는 第18法學硏究所에 게재되어 있는
           논문을 수일동안 번역 및 편집한 것입니다. 이글의 번역을 완료한후 저자라 여겼던 필자정보를 확인한 바,
           학생들이 미생물의 명칭을 필자명으로 게재한 것으로 파악되었고 (단, 보고자는 喜島郁子, - 관련 논문의
           필자들 또한 미토콘드리아, 미상, 익명, 비밀 등 ) 국내외 접근가능한 학술정보 등을 총동원하여 동 논문의
           저자를 추적하였지만 알아낼 수 없어 불가피하게 저자의 표시를 하지 못함을 유감스럽게 생각하며,   
           일본의 원저작자의 요청이 있을 경우 이를 삭제할 것임을 밝혀 둡니다.

           단, 이글은 출판하거나 하는 정도의 번역은 아니며 개인홈에 방문자의 이해를 돕기위한 수준의 번역임을
           밝히며. 이에 관한 질문은 별도로 받지 않으므로, 의문점은 각자 연구하시기를 당부드립니다. 다른 홈이나
           블로그 등에 전재함을 허용하지 않으며 링크(deep 링크포함)는 제한없이 허용합니다. 참고로 이 상법개정이후
           에도 계속적으로 회사법의 개혁이 이루어지고 있으며 이에 대해 지속적으로 소개할 예정임을 밝힌다.

 

            1.회사 관계서류의 전자화 

              (1) 회사 관계서류의 전자화와 그 태양

              (2) 정보의 기록보존방법의 전자화

                     전자적 기록에 의한 작성등
                     전자적 기록의 의의
                     서명이 요구된 경우의 대체조치

              (3) 비치 열람등

                    전자적 기록의 비치
                ② 전자적 기록의 열람등

                 1) 회계장부 및 자료정보취득과 같은 방식이 이용되는 것
                 2) 정관이 전자적 기록에 의해 작성되고 있을 때
                 3) 정관의 정보 취득과 같은 방식이 이용되는 것

            2.회사 주주 사이의 통지등의 전자화

              (1) 서면에 의한 청구통지등의 전자화
              (2) 전자적 방법의 이용과 관련된 승낙의 필요
              (3) 효력 발생시기


            3.주주 총회에 있어서의 의결권 행사의 전자화

              (1) 의결권 행사의 전자화

                ① 전자투표 제도의 도입 
                ② 서면투표용지 참고서류의 교부
                ③ 전자적 방법에 따른 의결권 행사 
                ④ 이중투표의 경우에 있어서의 취급 
                ⑤ 시스템 고장등과 결의의 하자

              (2) 의결권의 불통일 행사

              (3) 위임장 제출의 전자화

            4.결산 공고의 전자화


            【참고 문헌】

       

      

 인터넷으로 대표되는 컴퓨터 네트워크망의 정비, IT혁명으로 불리는 정보기술의 비약적인 진보, 암호기술의 이용에 의한 보안성의 확보 등에 의한 고도 정보화 사회의 도래등에 의해, 전자상거래가 보급되어, 기업이 국제적인 경쟁에서 살아 남기 위해서는, 이에 신속하고 적확하게 대응하는 것이 요구되고 있다.

  따라서, 상법에 대해서도, 회사가 작성 하는 서류나 서면으로 해야 할 통지 청구 등에 대해, 전자적 기록에 의할 수 있는 것으로 하여, 기업이 고도 정보화 사회에 대응 하는데 있어서 장해가 된 규제를 폐지 하는 것이 요구되었다. 

회사를 둘러싼 이러한 사회경제 정세를 배경으로 2001년 11월의 상법개정에서, 회사 관계서류와 총회 운영의 전자화가 실현되었다. 당초는, 2002년 상법개정으로 이러한 조치를 강구할 예정이었지만 산업계로부터의 조기 도입 요청에 의해, 2001년 개정으로 일년 앞당기게 되었다.

이 「회사 관계서류의 전자화등 」는 이하의 네가지를 들 수 있다.

    1.회사 관계서류의 전자화
    2.회사 주주 사이의 통지 등의 전자화
    3.주주 총회에 있어서의 의결권 행사의 전자화
    4.결산 공고의 전자화

 

1.회사 관계서류의 전자화 

(1) 회사 관계서류의 전자화와 그 태양

2001년 다음 개정 상법에 따른 회사 관계서류의 전자화는,

◇ 정보의 기록 보존 방법의 전자화  
     일정한 관계정보를 기록한 매체에 대해 서면 대신 전자적 기록을 이용하는 것을 허용 한다

◇ 정보 내지 의사전달 수단의 전자화
 
     청구 통지 등의 방법을 전자적 방법의 이용을 통해 서면에 대체한다.

 이러한 회사 관계서류의 전자화는, 일부의 서류 등에 대해서는 개정전 상법아래서도 해석이 가능했었다.

 (예) 주주명부는, 200
1년2차 개정상법 전에 이미 학설상, 이를 컴퓨터에 의해 작성해서 주주명부의 기재사항을 컴퓨터의 하드디스크등에 기록하고 있는 경우, 그것이 상시, 표시 출력할 수 있는 상태에 있으면, 이것으로서 주주명부의 작성 의무가 이행된 것으로 해석하는 것이 다수설이고, 실무의 대응이었다.

       상법제321항의 「상업장부」도, 용이하게 열람가능 상태에 둘 수 있는 것을 조건으로서 서면에 의하지 않고 전자적 기록으로 작성한 경우, 이 기록의 보존을, 상업장부의 작성보존의무(상321항,361항)의 이행으로 인정해도 좋다고 해석하는 것이 다수설이었다

 한편, 전자적 기록으로 작성 보존되고 있는 회사 관계서류의 비치나 열람 등의 방법, 서명이 요구되고 있는 경우에 있어서의 서명을 대체하는 방법, 상업등기 신청서의 첨부서류에 대한 취급 등 해석만으로는 충분히 대응할 수 없는 문제가 남겨지므로, 입법적으로 해결 해야 할것이 요구되고 있었다.

  따라서, 200
1년2차 개정에서는, 회사 관계서류의 대부분에 대해 전자적 기록에 의해 작성 비치 등을 할 수 있는 취지를 명문으로 규정 하였고, 아울러 서명 열람 등에 대해서도 필요한 해결을 함과 동시에, 상법상, 서면에 의할 것이 요건으로 되어 있는 청구 통지 등에 대해서도, 여러 나라의 입법례나 위에서 설명한 바와 같이, 이른바 사회 경제의 IT화의 진전 등을 받아들여, 이것을 전자적 방법(상법1303)으로 할 수 있는 취지를 명문화 하였다.

 

(2) 정보의 기록 보존 방법의 전자화

     전자적 기록에 의한 작성등

2001년2차 개정 상법에서는, 많은 회사관계서류가 전자적 기록으로 작성 할 수 있는 것으로 되어 있다.

  또한 회사관계서류의 전자적기록에 의한 작성등에 대해, 200
1년2차 개정상법에서는, 2개의 근거 규정이 있다.

       
(a)     상인이 전자적 기록을 통해 회계장부 대차대조표를 작성 할 수 있는 취지를 명시했다

(상법33조노21항)→ 정관, 각종 명부 회의록, 대차대조표, 이익처분(손실처리)안 등 회사관계서류 중
         
「書」의 문자가 첨부되어 있지 않은 것에 대해서 동규정이 준용되고 있다.
       ▽이러한 서류는 원래 전자적 기록을 통해 작성 할 수 있으므로 , 이것을 법문상 확인 하는 것이다.

       
(b)       주식회사의 손익 계산서 영업 보고서를 전자적 기록에 의해 작성 할 수 있는 취지를 명시했다   

(상법2813항)→주식교환계약서나 합병계약서 등 회사관계서류 중 「書」의 문자가 첨부 되고 있으므로
          개정전 상법하에서는 서면에 의해 작성해야 할것이 요구되고 있었다 생각되므로 동규정이 준용되고 있다.
   ▽이런 종류의 서류에 대해서는, 그 정의 개념으로서 전자적 기록이 포함되는 것을 법률상 분명히 하기
          위해서, 전자적 기록에의 기록을 할 경우 해당서류로 간주하는, 한편 해당 전자적 기록을 해당 서류에의
          기재로 간주한 취지를 규정한 것이다.

또, 상기의 규정을 둔 다음, 다른 서류에 대해서는 이 규정을 준용하고 있다.

   그런데, 회사 관계서류의 전자적 기록에 의한 작성등에 대해, 법무성 민사국 참사관실 공표의 「상법등의 일부를 개정하는 법률안 요강 중간시안」(2001년418일)(이하 중간시안으로 약칭)의 제242에서, 상법등의 규정에 의해 회사가 보존 하고, 또 비치해야하는 서류가 「최초의 기록 단계로부터 일관해서 전자적 기록에 의해 작성되어 해당 서류의 작성에 대신할 수 있었을 경우」에 있어서는, 해당 전자적 기록의 보존 또는 비치 등에 대신할 수가 있는 취지가 제안되고 있었다.

  개정법의 문언상, 그러한 제약은 첨부되어 있지 않지만, 중간시안이 이러한 요건을 부과한 이유로서 이하의 두가지를 들 수 있다.

     
(a)      일단 종이로 작성된 것을 전자적 기록으로 변환할 때에 변경의 우려가 있다.
     
(b)   종이에 기재된 서명을 전자적 기록상으로 옮기지 못한다.

 개정법도 중간시안과 마찬가지로, 전자적 기록의 보존 또는 비치등에 있어 해당 서류의 보존 또는 일반열람비치에 대신할 수 있는 요건으로서 「해당 서류가 최초의 기록 단계로부터 일관해서 전자적 기록에 의해 작성된 것일 것」을 요구하고 있어, 그것을 당연한 일이라고 생각해 요건으로서 명확히 규정 되지 않았다.
 

     전자적 기록의 의의

   2001년2차 개정상법이 회사 관계서류의 작성매체로서 인정한 「전자적 기록」이란,

「전자적 방식, 자기적 방식 그 외의 지각으로서 인식 할 수 없는 방식에 의해 만들어진 기록이라도, 컴퓨터에 의한 정보처리의용으로 제공되는 것으로서 법무성령으로 정하는 것」이라고 여겨지고 있다(상33조노 2 제 1항) ** 법무사 이전호 주) 일본의 경우 정보화 관련 법률에서 대부분 "전자계산기"운운하는 표현을 즐겨 사용하고 있는데 우리의 전자계산기가 아닌 컴퓨터로 해석된다.

    
서명이 요구된 경우의 대체 조치

  회사 관계서류 중에는, 대차대조표나 각종 회의록, 감사보고서(대회사) 등과 같이 작성자 등의 서명이 법률상 요구되고 있는 것이 있어, 이것들이 전자적 기록으로 작성되었을 경우, 해당 기록 매체에 기록된 데이터(정보)로서만 존재 하므로, 서명에 대신할 조치가 필요하다.

  따라서 상법은, 작성자 등이 전자적 기록에 기록된 정보에, 서명에 대신한 조치로서 법무성령에 정하는 것을 행할 것을 필요로 한 취지를 정한 다음(상 33조노 2 제 2항과 동규정의 준용), 그 구체적 방법이 상법시행규칙에 정해져 있어, 서명의 대체조치는 「전자서명 및 인증 업무에 관한 법률」 제2조 1항에 의한 전자서명으로 되어 있다. 덧붙여 여기서 요구된 전자서명은 전자인증을 받는 것을 필요로 하지 않는다고 여겨진다.

 

(3) 비치 열람 등

     전자적 기록의 비치

  전자적 기록으로 작성된 회사관계서류에 대해서도, 해당 서류가 본점등에서의 비치해야 하는 것일 경우에는,
해당 전자적 기록을 서면에 의해 작성 했을 경우에 비치해 두어야 할 장소와, 같은 장소에 두어야 할 것으로 되어 있다(상 239조 6항, 239조노 3 제 7항, 244조 5항, 260조노 4 제 5항, 263조 1항, 282조 1항, 354조 1항, 360조 1항, 366조 1항, 371조, 374조노 2 제 1항, 374조노 11 제 1항, 374조노 18 제 1항, 374조노 31, 408조노 2 제 1항, 414조노 2 제 1항 등).

  무엇보다 비치의무는, 주주등의 열람 등의 청구에 회사가 응하기 위한 전제로서 이사에게 부과된 것이기 때문에, 주주등이 소정의 장소에서 언제라도 전자적 기록의 내용을 열람등을 할 수 있 상태에 있으면 필요 충분하다.

  그러므로, 플로피 디스크나 CD-ROM등의 전자적 기록을 이용했을 경우는, 그 디스크등 그 자체가 본점등에 비치되어 있을 필요가 있지만, 회사의 호스트 컴퓨터의 하드 디스크등에 해당 정보가 기록되어 있는 경우는, 주주등이 소정의 장소에서 언제라도 단말을 통해서 열람이나 등사등을 실시할 수 있는 상태에 있는 한, 전자적 기록의 매체 그 자체가 본점등에 존재하지 않아도, 위 단말기의 설치를 할 경우 해당 전자적 기록을 갖춘 것으로서 다루어진다.

 

②전자적 기록의 열람등

 비치한 서류에 대해서는, 주주등이 그 열람등을 실시할 수 있어야 한다. 주주가 가진, 서면열람 등의 권리행사에 장해가 생기지 않도록, 조치가 이루어진 필요가 있다. 이 점, 중간시안의 제243에서는, 회사 관계서류의 열람 등사 청구권을 가진 사람이, 해당 서류의 전자적 기록을 보존 또는 비치해야 할 의무를 가진 사람에 대해, 해당 전자적 기록을 상당한 기간내에 명확하고 용이하게 읽을 수 있는 서면으로 출력 할 것을 청구 할 수 있는 취지를 제안하고 있었다.

   회계장부 및 자료가 전자적 기록에 의해 작성되고 있을 때는, 권리자는 전자적 기록의 내용을 법무성령에 정한 방법에 의해 표시되어진 것의, 열람 또는 등사를 청구할 수 있다(상 293조노 6 제 1항 2호). 법무성령에 정한 방법에 의해 표시된 열람이란, 컴퓨터의 화면에 표시된 것의 열람을 의미 한다고 설명되고 있어 컴퓨터 화면의 「등사」가, 표시 화면의 등사(하드 카피)를 의미 하는지, 전자적 기록의 정보를 서면 혹은 그 외의 매체에 출력 하도록 청구할 수 있을지는 반드시 분명하지 않다.

덧붙여 정보취득 방법으로서 이하의 것을 들 수 있다

 1) 회계장부 및 자료정보 취득과 같은 방식이 사용되는 것 (⇒등사 청구가 인정되고 있는 것)
     주주명부 사채원부 (263 조 3항)
    주주 총회 회의록 (244조 6항)
    이사회 회의록 (260조노4 제 6항 2호)

 2) 정관이 전자적 기록에 의해 작성되고 있을 때
  
a.정보를 컴퓨터의 화면에 표시한것의 열람
  
b.정보의 내용을 기재된 서면의 교부
  c.전자적 방법으로 법무성령에 정하는 것에 의해 제공 하는 것(←구체적 방법은 분명하지 않지만,E메일, 웹 사이트                   로부터의 다운로드 플로피등의 교부 등)
   의 청구를 할 수가 있다(상263조 2항 4호).

 3) 정관의 정보취득과 같은방식이 이용되고 있는 것(등초본 청구가 인정되고 있는 것)
    계산서류 감사 보고서(282조 2항)
           →주식회사의 정기총회의 소집 통지에 첨부되지만, 이것들에 대해서는 첨부하지 않고,
               전자적 방법에 의해 제공 할 수 있다(283조 3항).

         다만, 주주의 청구가 있을 때는, 종래대로 서면을 주주에게 교부해야 하는 것.
    회계감사인의 감사 보고서(감사 특례 15조)

   

2.회사 주주 사이의 통지 등의 전자화

(1) 서면에 의한 청구 통지 등의 전자화

 상법상, 서류의 교부가 행해지는 경우는 물론, 청구 통지 최고를 하는 경우에, 이것을 서면으로 실시하는 것으로 여겨진 경우가 많다. 이러한 규정이 서면성을 요구하고 있는 이유는, 주로, 그 법적 안정성을 고려 한 것이라고 생각되지만, 현재의 정보통신 기술의 발전이나, 실제로 이러한 기술을 이용한 전자 상거래가 활발하게 행해지고 있다고 하는 현상을 생각하면, 입법론으로서는 서면으로 실시하는 것에 대신해 일정한 전자적 방법에 의해 통지나 청구를 실시하는 것도 허용되어야 한다.

거기서 2001년 제2차 개정상법은 회사 관계서류 등의 전자화의 일환으로서 정보의 제공이나 청구   통지 최고를 서면에 대신해 전자적 방법에 의해 실시할 수가 있는 것으로 했다.(이것은, 소집 통지를 전자적 방법에 따라 실시하므로, 비용이나 노력이 큰폭으로 절감될 수 있는 것이다.)

그런데, 개정법이 이러한 청구등에 대해, 서면에 대신한 방법으로서 인정한 「전자적 방법」이란, 전자 정보처리조직을 사용하는 방법, 그 외 정보통신의 기술을 이용 한 방법으로서 법무성령에 정하는 것을 말한다.(상법 130조 3항).

    이것은 시행 규칙에서는

    (a)   송신자의 컴퓨터와, 수신자의 컴퓨터를, 전기 통신회선으로 연결한 전자정보처리조직을 사용한 방법으로, 수신자의 컴퓨터에 비치된 파일에 해당정보가 기록되는 것

    구체적인 예:인터넷등을 통한 전자 메일의 송신
               해당 정보를 웹사이트에 게시하고, 이것을 열람 다운로드시키는 방법

    (b)   규칙 2조에 규정된 파일에 해당 정보를 기록 한 것

    구체적인 예:해당 정보를 기록한 플로피디스크 등의 전자적 기록을 교부하는 방법

    에 해당 한다고 여겨지고 있지만(상법시행규정5조 1항 1호 2호), 이것들은 수신자가 파일에의 기록을 출력하여 서면을 작성 할 수 있는 것이 아니면 안된다.(동조 2항)

 

(2) 전자적 방법의 이용과 관련된 승낙의 필요

 회사로부터 주주등에 대한 통지나, 주주로 부터 회사등에 대한 청구가, 전자적 방법으로 실시할 수 있 경우에서도, 디지털격차나 통지등의 수령자 측의 대응 문제가 있기 때문에, 상법은 전자적 방법의 이용에 있어서, 법무성령에 정하는 바에 따라 전자적 방법에 따른 통지등을 받는 사람으로 부터, 서면 또는 전자적 방법에 의해 승낙을 얻는 것을 필요로 한다.

(상 204조노 2 제 2항등:양도제한 회사에 있어서의 양도승인 절차에 대해 규정 한 것이지만, 동항은 주주가, 서면을 빌어 실시한 양도승인의 청구에 대신해 정령이 정하는것에 의해 회사의 승낙을 얻어, 그 서면에 기재해야 할 정보를 전자적으로 제공 할 수가 있는 것으로 하고, 이 경우 그 주주는 동조 1항의 서면에 의한 청구를 한 것으로 간주하는 것이라고 규정하고 있다.)

 또한 회사는, 전자적 방법에 의해 소집 통지를 받는 것을 승낙한 주주에 대한 관계에서, 해당 주주가 전자적 방법에 의해 의결권 행사나 각종 통지 청구등을 행하는 것에 대하여, 정당 이유가 없는 한, 그 주주의 승낙한 전자적 방법에 따른 소집통지와 관련된 주주총회의 회일이 속한 영업년도의 결산기에 관한 정기총회의 종결에 이를 때까지는 승낙을 거절할 수 없다.(상 204조노 2 제 3항과 이것을 준용 한다 239조노 3 제 5항후단, 239조노 4 제2항등 ).     

실무상, 회사는 소집통지를 전자적 방법에 의해 수령하고 있는 주주에 한정해, 전자적 방법으로 청구등에 대한 승낙을 한 것으로 보고 있다.

또, 전자적 방법의 이용과 관련된 승낙에 대해서는, 회사가 승낙을 거절 하는 것이 제한되는 경우를 제외하고, 승낙을 한 사람이 서면 또는 전자적 방법으로 언제라도 승낙을 철회할 수 있으며, 그 경우에는 전자적 방법을 이용하지 못하는 것으로 된다.(승낙수속령3조 내지 13조의 각 제2항본문).단, 일단 승낙을 철회한 사람도, 재차, 전자적 방법의 이용에 대해 승낙을 다시 할 수 있다.(동조 각 제 2항단서).

 

(3) 효력 발생시기

전자적 방법에 따른 통지나 청구도, 법률행위 또는 준법률행위에 해당되는 것으로서 민법97조 1항에 의해, 원칙적으로 상대방에게 도달하여야 효력이 발생한다.

그런데, 상법은, 집단적 법률관계를 간이 신속하고 획일적으로 처리하기 때문에, 회사가 주주에 대해서 실시한 통지 최고에 대해서는, 서면을 빌어 행해질 것인지 어떤지를 불문하고, 실질적인 발신주의를 채용하고 있다(상 224조).그 취지는, 전자적 방법에 따른 통지 최고에 대해서도 동일하게 타당하며, 이 경우를 동조의 적용 대상의 범위 밖에 두는 것은 곤란하다.

  무엇보다, 전자적 방법에 따른 통지나 최고의 경우, 상대방 보호 요청은, 서면이나 구두에 의한 경우와 비교해, 보다 중시되지 않으면 안 되며, 동조와 같이 실질적인 발신주의를 채용하는 경우에는, 그 요청은 더 강하게 된다. 따라서 2001년 제2차 개정상법은, 통지나 청구에 대해 서면성이 요구되고 있는 개별의 경우 만이 아닌,

상법224 조에 대해도, 동종의 규정을 두는 것으로 하였고(개정 후의 동조 2항) , 동조가 규정한 실질적인 발신 주의의 혜택을 회사가 받기 위해서는, 개별규정의 경우와 같이, 정령이 정하는 바에 따라, 상대방의 승낙을 얻어 실시할 필요가 있다는 취지를 정하고 있다.




3.주주 총회에 있어서의 의결권 행사의 전자화

(1) 의결권 행사의 전자화

①전자 투표 제도의 도입 

 주주 총회에 있어서의 의결권 행사의 전자화는 주주가 총회일 당일에 있어서의 의결권 행사를 전자적 방법에 의해 총회장 이외의 장소로 부터 실시하는 것을 인정하는 것이 아니고, 종래의 서면투표제도에 있어서의 서면투표 용지의 이용에 대신해 전자적 방법에 따르는 것을 허용 하는 것이다.

  우선 동 개정법에 따른 서면투표제도의 이용범위 확대에 대해 보면, 특례법상의 대회사에서 의결권이 있는 주주수가
1000인 이상의 주식회사에 대해서는 서면 투표 제도가 강제적용되는 것에는 변화가 없다.(상특21조노4참조.이하, 서면투표제도 강제적용회사로 한다).이에 대해, 그 이외의 주식회사에서는 종래, 서면투표제도의 임의채용도 할 수 없다고 여겨져 왔지만, 2001년 개정 상법에서는, 이사회의 결의에 의해 서면투표제도를 임의 채용할 수 있게 되었다.(2001년 2차개정상법239조노21항.이하, 서면 투표제도 임의채용회사라고 한다).

 게다가, 동개정법은, 회사가 이사회의 결의를 거처, 총회에 출석하지 않는 주주가 회사의 승낙을 얻어 전자적 방법에 의해 의결권을 행사하는 전자투표제도를 채용하는 것을 인정하였고(개정상법239조노31), 서면 투표제도 강제적용회사든 동제도 임의채용 회사든, 전자 투표 제도를 도입 할 수가 있는 것으로 한다.

  무엇보다, 서면투표제도 강제적용 회사가 전자투표 제도를 채용한 경우도, 의결권행사 「서면」을 모든 의결권있는 주주에 대해 송부 한 필요가 있다. 그 의미는, 법률상, 이런 종류의 회사에서는, 전자투표제도는 서면 투표 제도의 보완적 방법으로서 자리매김해지고 있다고 말할 수 있다.

 이에 대해, 상법은 서면투표 제도 임의채용 회사에 대해서는 전자투표제도를 서면투표제도의 보완적 조치로서 규정 하지 말고, 어디까지나 병렬 선택적인 제도로서 평가하고 있기 때문에(개정상법239조노2239조노3참조), 해당 회사는, 이사회의 판단에 의해, 서면투표제도 또는 전자투표제도의 어느쪽이든 한편 또는 쌍방을 선택 채용할 수 있게 되었다.

  그 때, 회사는 소집통지에 서면투표제도 또는 전자투표제도를 채용한 취지를 기재 기록해야 하지만
(2차개정상법239조노21항후단,239조노31), 이런 종류의 회사가 서면투표제도만을 채용한 경우 외에, 동제도와 전자투표제도를 병용하는 경우에는, 모든 의결권 있는 주주에 대해 의결권의 사전행사의 기회를 평등하게 부여 하게 된다.

  그러나,해당 회사가 전자투표만을 채용했을 경우는, 컴퓨터나 인터넷을 이용할 수 없는 주주에 대해 서면투표용지의 교부청구권이 법정되어 있지 않기 때문에, 컴퓨터나 인터넷을 이용할 수 있는 주주와 컴퓨터등의 이용에 서투른 주주와의 사이에 의결권행사 기회 확보의 점에서 격차가 발생하게 된다.(디지털 격차발생)

 덧붙여 전자투표에 대해서는, 회사의 승낙이 필요하게 되어 있지만(2001년2차개정상법239조노35), 실무상은, 총회의 소집통지에 전자투표에 대한 회사의 승낙을 명시해 모든 의결권있는 주주에 대해 포괄적인 승낙을 부여 한다고 취급하고 있다.

 

② 서면 투표 용지 참고서류의 교부

 전자 투표 제도가 채용된 경우, 제1의, 서면투표제도 강제적용회사에 있어서는, 소집 통지시에, 모든 의결권 있는 주주에 대해 소정의 사항을 기재한 서면투표용지(서면)를 교부 하는 것을 필요로 할 뿐만 아니라(상특21조노32), 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙한 주주에 대해서는 서면투표용지의 내용인 사항을 전자적 방법에 의해 제공해야 하고(2001년2차개정상법239조노33), 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙을 하고 있지 않는 주주가 총회회일의 일주일전까지 청구가 있으면, 주주의 승낙을 얻어 즉시 서면투표 용지의 내용인 사항을 전자적 방법에 의해 제공하는 것을 필요로 한다(동조4).

  한편, 서면투표제도 임의채용회사가 전자투표 제도만을 단독 채용한 경우는, 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙한 주주에 대해서는 서면투표용지의 내용인 사항을 전자적 방법에 의해 제공 하는 것 외에
(동조3), 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙을 하고 있지 않는 주주가 총회회일의 일주일전까지 청구가 있으면, 주주의 승낙을 얻어 즉시 서면투표 용지의 내용인 사항을 전자적 방법에 의해 제공해야 한다(동조4).

어느 경우도 실제로는, 회사의 웹 사이트상에 전자투표사이트를 설치해 두어, 주주에게는 회사로부터 교부된 패스워드와
ID을 사용해 로그인하여 전자투표를 실시하게 된다.

 제2의, 서면투표제도 강제적용회사든 임의채용회사든, 의결권 있는 주주에 대해 참고서류를 교부 하는 것을 필요로 하지만, 해당 회사는 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙한 주주에 대해서는 전자적 방법에 따른 소집 통지 송신과 함께, 참고서류에 기재해야 할 정보를 전자적 방법에 의해 제공할 수 있는 것으로 되어 있다(2001년2차개정상법특21조노22항본문, 2001년2차개정상법239조노23항본문,239조노32).

  서면투표제도 강제적용 회사는 물론, 전자투표제도만을 임의채용한 회사에서도, 전자적 방법에 따른 소집 통지에 승낙을 하고 있지 않는 주주에게는 서면에서 참고서류를 교부 하는 것이 필요하지만
(상특21조노21항, 2001년2차개정상법239조노32항에 의하기 전조2항의 준용), 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙을 준 주주에 대해서도, 해당 주주의 청구가 있으면, 회사는 서면에서 참고서류를 교부해야 하는 것이다(2001년2차개정상법특21조노22항단서, 2001년2차개정상법239조노23항단서,239조노32).

  또한, 참고서류의 서면교부청구는 성질상, 총회회일의 전날보다 전에 실시하는 것이 필요하며, 법률상은 특별한 행사기한이 설정되어 있지 않지만, 참고서류의 전자적 방법에 따른 제공에 대해서도, 계산서류 등과 같이, 웹사이트 게시의 방식이 일반적으로 이용된다.

  덧붙여 서면투표제도 강제적용회사 또는 동제도 임의채용회사에서 전자투표제도를 채용하지 않은 회사에 있어도, 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙한 주주에 대해서는, 참고서류를 전자적 방법에 의해 제공 할 수 있다
(2001년2차개정상법특21조노22항본문, 2001년2차개정상법239조노23항본문).

 
③전자적 방법에 따른 의결권 행사 

 전자투표 제도가 채용된 경우, 주주는 회사의 승낙을 얻어 전자적방법에 의해 의결권을 행사 할 수 있지만, 제1에, 실무상, 이것을 회사 또는 명의개서대리인의 웹 사이트상에 설치된 전용의 의결권행사 사이트에 있어서의 조작을 통해서 실시하게 되는 것이 일반적이다.

  문제는 「위장」이나 해킹의 폐해에 대한, 방지책으로서 주주의 본인 확인 조치가 필요한다.

  서면투표 용지에 있어서의 주주날인란에 상당하는 것이 이것이다. 무엇보다, 본인 확인의 확실을 기하는 것을 중시하면, 전자 투표의 편리성이 없어질 수도 있으므로, 현단계에서는, 회사가 소집 통지에
ID(의결권 행사 코드)와 패스워드(회사가 주주에게 신고한 식별부호.당초 회사가 이것을 설정한 것을 임시로 부여하고, 주주가 이것을 변경 등록 한다)를 기재 또는 기록 한 것으로 주주에게 교부하고, 주주에게 이것을 이용해 전용사이트에 로그인시키는 방식을 이용하고 있다.

  【ID+패스워드 방식의 이점】

  1. 방식이 확립되 있기 때문에, 편성이 용이하다.
  2. 비용이 저렴하다.

    【ID+패스워드 방식의 결점】

  1. ID와 패스워드의 길이가 짧으면 용이하게 해킹될 수 있다
  2. 정보 갱신등을 게을리하면, 해킹되기 쉽다
  3. 이용빈도가 낮으면 이용자가 패스워드를 깜빡잊기 쉽다.

 제2의, 개정법에 따른 전자투표 제도도 사전투표의 한 방식에 지나지 않기 때문에, 총회에는 출석 하지 않고 이 제도에의해 의결권을 행사한 주주는, 서면투표제도의 경우와 같이, 총회의 회일의 「전날」까지 전자적 방법에 따른 의결권 행사를 실시할 필요가 있다(2001년2차개정상법239조노35).

  무엇보다, 서면우송의 경우는 우편의 최종도달시간이 사실상의 기한이 되어, 거기서 부터 집계작업에 들어갈 수가 있지만, 전자투표의 경우, 회사는 전날의
24시 까지 주주로부터의 의결권 행사를 받아들이는 것이 필요하다. 실무상은, 주주에 대해 예를 들면 오후5시까지 투표를 호소하는 회사도 있지만, 이것도 추천에 지나지 않는다.

  이 점, 정관에 규정하는 바에 따른 전자투표에 대해, 총회회일의 전날 오후
6시까지 받아들인다고 하는 기한 설정이 우리나라의 현행법의 아래에서도 가능하다고 생각되지만, 법적안정을 꾀하기 위해서도 그 취지를 법률상 분명히 하는 것이 바람직하다.

 

④ 이중 투표의 경우에 있어서의 취급 

 <문제점>주주가 일단 행한 서면투표 또는 전자투표를 철회 변경 하는 것은 가능한가? 

 우선, 서면투표제도 강제적용회사에서 전자투표제도를 채용하지 않는 회사, 및 서면투표제도만을 임의채용한 회사에 있어서, 주주는 회사에서 송부한 서면투표용지를 이용해 한번 의결권 행사를 하면, 스스로 또는 대리인을 통해서 총회일당일, 총회에 현실적으로 출석하지 않는 한, 한번 행사한 의결권행사를 철회하고, 최초의 투표와 다른 의결권 행사를 할 수 없다.

  다음, 전자투표제도만을 채용한 회사에서, 주주는 총회일의 전날까지는, 몇 번이라도 전의 의결권행사를 철회 하고 다시 투표해도, 시스템적으로 새로운 의결권 행사의 결과가 최신 데이터로서 덮어쓰기가 되므로, 회사는 최종투표결과를 해당 주주의 의결권 행사로 처리하면 된다, 그러므로 전자 투표의 철회 변경은 소정의 기한까지는 몇 번이라도 가능하다.

 이에 대해, 서면투표제도 강제적용회사가 전자투표제도를 채용한 경우, 모든 주주에게 서면투표용지를 송부 하는 것이 필요 하므로(상특21조노32), 주주는,

  1. 일단 서면투표용지를 이용해 의결권행사를 하면서, 그 후 다시 생각해, 전자적 방법에 따른 의결권 행사를 통해, 최초의 투표를 철회 하는 것
  2. 우선 전자적 방법에 따른 의결권 행사를 한 다음, 그 후 생각을 바꿔, 재차 서면투표 용지로 의결권 행사를 다시 실시하는 것

   의 2개가 가능하지만, 이 중(b)의 케이스는 거의 있을 수 없다. 전자적방법을 재차 이용해 의결권행사의 재시도를 한, (b)의 케이스가 생겼다 해도, 시간적으로, 후에 이용한 서면투표 용지가 최초로 행한 전자적방법에 따른 의결권 행사보다 회사에 늦게 도착하기 때문에, 마지막에 회사에 도착한 것으로, 주주의 최신의 의사표시로서 취급하는 방법으로의 대처가 가능하다.

   그러나,
(a)의 케이스에서는, 전자적 방법에는 정보전달의 리얼타임성이 있기문에, 통상 우송된 서면투표용지보다 회사에 먼저 도달 해, 실제로는 먼저 발신한 서면투표용지가 전자투표 보다 늦게 회사에 도달 하는 일도 충분히 있을 수 있다. 이 경우, 최종 도달분로서 주주의 최신의 의결권 행사로 처리하는 방법은, 오히려 철회전의 의결권 행사를 주주의 최신의 의결권 행사로서 취급하게 될 수도 있어 주주의 최신의 의사와 모순이 생긴다.

  그 때문에,
(a)의 케이스에서는, 합리적인 처리방법이 미리 명확화될 필요가 있지만, 회사에의 도달시간은 앞서 설명한 바와 같이 기준이 되기 어렵고, 발신 일시도 마찬가지이다. 따라서, 주주에게 주지를 조건으로, 회사가 이러한 경우에 서면 또는 전자적 방법의 어느쪽이든으로 행한 의결권 행사분을 주주의 최신의 의사 표시로서 취급한 취지를 정해 두면, 이중 투표의 케이스를 이에 따라 처리 할 수가 있는 것이다.

 

⑤시스템고장과 결의의 하자

 <문제점>주주가 전자적 방법에 따른 의결권 행사를 한 경우,앞서 설명한 바와 같이 실무상은 전자메일이 아니고, 회사 또는 명의개서 대리인의 웹사이트에 설치된 의결권행사 사이트상에서 조작할 경우, 시스템 고장등에 의해 주주가 전자적 방법에 따른 의결권행사를 실시하지 못한 경우나, 해킹이나 바이러스 감염에 의한 의결권행사 데이터의 변경 소실의 경우, 주주총회결의의 효력에 어떠한 영향을 미칠까.

 이것도 해석에 맡길 수 있지만, 이하의 2개의 경우를 들 수 있다.

《1.시스템고장 등에 의한 주주의 전자투표 불능의 경우》

 고장이 주주가 이용한 인터넷 프로바이더(법무사 이전호 주: 인터넷 서비스제공자)의 서버 다운이나 통신회선 장해 등을 원인으로 할 때는, 회사의 귀책사유라 할 수 없는 만큼, 총회결의의 하자를 가져오지 않는다고 생각된다.

  같은 이유로 의결권행사 기한의 직전에 의결권행사를 위한 대량의 액세스(법무사 이전호 주: 다량의 트래픽유발, 혹은 접속)가 한 번에 집중되어, 회사측의 컴퓨터 서버의 다운이 전자투표 불능의 원인일 때도, 회사측에서 시스템의 점검 보수를 합리적으로 하고 있는 이상은, 회사측에 귀책사유가 있다고는 말할 수 없기 때문에, 총회 결의의 하자가 되지 않는다고 해석해야 할 것이다.

   이에 반해, 회사측의 시스템 정비 보수 등의 해태에 의한 시스템 다운에 의해 주주가 전자 투표를 실시하지 못했을 때는, 결의 취소사유
(정도에 따라서는 부존재 사유)에 해당한다고 생각된다.

《2.주주가 전자 투표를 실시한 후에, 회사 또는 명의개서대리인의 의결권 행사 사이트를 통해 기록된 컴퓨터 서버내의 의결권행사 데이터가 해킹 또는 바이러스 감염에 의해 변경 소실등을 당했을 경우》

 이런 것의 현실화 우려는 적지 않다, 이점은, 우선, 정족수 또는 결의요건이 부족한 만큼 대량의 의결권 행사 데이터가 변경 되었을 경우는, 회사측은 주주 총회를 별도로 개최해서 재차 결의를 다시 하지 않을 수 없을 것이지만, 전자투표의 현실 비율로 비추어 보면, 이러한 사태는 당분간은 근소한 예라 할 수 있다.

  다음, 전자 투표 데이터가 변경 되었을 경우에서도, 전자 투표 이외의 주주의 의결권 행사분이 소정의 결의 성립 요건을 충족 하고 있을 때는, 회사측이 그 시점에 있어 적절한 해킹 바이러스 대책을 시스템상 강구하고 있는 한, 총회 결의의 효력은 하자가 있지 않다고 해석해야 한다.

 

(2) 의결권의 불통일 행사

 전자 투표가 채용된 경우도, 회사의 승낙이 있으면, 주주는 의결권의 불통일 행사를 할 수 있다. 상법상은, 불통일 행사와 관련된 사전 통지에 대해 전자적 방법에 따를 수 있는 취지가 규정되어 있지만 (제2차개정상법239조노42), 의결권의 불통일 행사 그 자체도 전자 투표의 일환으로서 인정되게 되었다.

  불통일 행사 수락에 대해서는 회사측은 전용 사이트를 마련하는 것이 필요한 만큼, 승낙을 거절하는 일도 생각할 수 있지만, 해당 주주가 전자적 방법에 따른 소집통지에 승낙을 하고 있는 경우는, 정당한 이유가 없는 한 전자적 방법에 따른 의결권 불통일 행사의 승낙을 거절할 수 없다.
(2차개정상법239조노35항후단,204조노23).

  따라서, 전자적 방법에 따른 소집통지를 실시하고 있는 회사에서는, 의결권의 불통일 행사를 할 수 있는 전용 사이트를 마련한 다음, 불통일 행사의 통지
(동조1)를 한 주주에 대해 전용 사이트로의 로그인에 필요한ID과 패스워드를 별도 교부해서, 이것을 사용해 전자적 방법에 따른 의결권의 불통일 행사를 해당 주주에게 실시하게 된다.

 

(3) 위임장 제출의 전자화

  의결권 대리행사 위임장의 전자화에 대해서도, 2001년 개정 상법은, 의결권 대리행사 위임장을 대리인이외 주주 본인으로부터도 제출 할 수 있는 것으로 하였고(2차개정상법2392항단서), 회사의 승낙이 있으면 이것을 전자적 방법에 의해 제출할 수 있는 것으로 했다(동조3).

  이 경우, 전자적 방법에 따른 소집 통지에 승낙을 하고 있는 주주에 대한 관계에서는, 회사는 정당 이유가 없는 한 위임장 제출과 관련된 승낙을 일정기간은 거절할 수 없다
(동항,204조노23).

 그런데, 위임장 제출의 전자화는, 2개의 태양이 있다.

  1. 회사가 전용 사이트를 마련한 다음, 위임장 권유를 이 사이트를 통해서 실시하는 경우
  2. 주주 또는 대리인이 회사 소정의 주소(법무사 이전호 주 : 이메일 혹은 웹사이트)로 위임장의 전자 메일을 미리 보내 두어, 총회의 회일에 회의장 접수시 회사측이 대리인의 동일성 확인을 하여, 대리인을 총회에 출석시키는 경우  

 후자의 방식이 실무상 염두에 두어지고 있는 것 같지만, 대부분의 주식회사에서는 정관을 통해 의결권 행사 대리인의 자격을 해당 회사의 의결권 있는 주주로 한정하고 있으므로, 대리인 자신이 위임장을 지참하지 않아도 총회장에서 대리인의 동일성 확인을 할 수 있다고 생각되어진다.어쩌면, 대주주등으로 부터의 포괄 위임장의 제출에 대해 전자적 방법의 이용이 상정되고 있다.

 또, 이사는, 전자적 방법에 의해 제출 작성된 위임장의 전자적 기록을 총회 종결일부터 3개월간, 본점에 비치하지 두어야하고, 주주는 영업 시간내이면 언제라도 그 전자적 기록이 표시된 것의 열람 또는 등사를 청구 할 수 있다(2001년2차개정상법239672).

 

4.결산 공고의 전자화

 주식회사 중 대회사에서는, 이사는 정기 주주총회의 승인 또는 보고를 거친 대차대조표 및 손익계산서 또는 그 요지를 지체 없이 공고 해야 하고(상특162항본문), 그 이외의 회사에서는, 이사는 정기총회의 승인을 거친 대차대조표 또는 그 요지를 지체 없고 공고 해야 하는 것으로 되어 있다(2834항본문).

  그러나, 이 규정에 대해서는, 그 해태에 대해 과태료벌이 과하여지고 (상
49812,상법 특례법3019호) 있음에도 불구하고, 그 준수율이 지극히 낮다는(특히, 주식회사의 대부분을 차지한 비공개 회사에 있어 그 경향이 현저하다) 지적이 전부터 있어 왔다. 그 요인에 대해서는, 여러가지를 들 수 있지만,1개의 유력한 요인으로서 들수 있는 것이, 비용이 너무 드는 것이다.

  그러므로 낮은 비용으로 같은 효과를 올릴 방책으로서 생각된 것이, 200
1년 개정 상법에 따라 도입된 전자적 방법에 따른 공고대체수단이다. 이것은, 이사회의 결의를 거처, 대회사에서는 대차대조표 및 손익계산서 또는 그 요지의 공고에 대신하고, 그 이외의 회사에서는 대차대조표 또는 그 요지의 공고에 대신하며, 대차대조표등에 기재 기록된 정보를 법무성령에 정한 전자적 방법에 의해, 정기총회에서의 보고 또는 승인을 거친 날로부터 5년간, 불특정 다수인이 액세스 할 수 있는 상태에 두는 조치를 취할 수 있어, 그 경우는 대차대조표등의 법정 공고가 생략 할 수 있게 되었다(2001년2차개정상법특162항단서 3항, 2001년2차개정상법2834항단서 5).

  구체적으로, 회사가 자사 홈페이지상의 웹페이지에 대차대조표등을 게시 공개 하는 것으로, 관보등의 공고에 대신할 수가 있다고 여겨져, 특히 일간 신문 공고를 실시하고 있는 회사에게는 상당한 비용절감 효과가 전망된다. 반면, 계산공개를 이러한 방법에 의해 실시한 경우는 공간확보 및  비용부담면의 문제가 없으므로, 대차대조표
(대회사에서는 손익 계산서도)의 전문 게재가 의무지워지는 것에 유의할 필요가 있지만, 그런데도 비용 부담경감에 의해 계산공개의 실효성 상승이 기대되고 있다.

  또 전자적 방법에 따른 공개를 관보 등에서의 공고에 대체할 수 있는 것은 대차대조표등의 공고 뿐이므로, 그 외의 법정 공고에 대해서는 여전히, 정관 소정의 방법
(관보 또는 일간 신문지)에서의 공고가 필요한다.

 그런데, 계산공개의 본연의 취지를 생각하면,그 매체는, 각 회사의 홈 페이지가 적당한지 어떤지가 문제 된다. 중간시안의 단계에서는, 1962년 부터 현안인 등기소 계산공개의 연장선상의 문제로서, 법무성이 구축한 시스템(상업등기소가 관리 운영하는 공개 사이트)상에서의 대차대조표등의 공개가 상정되어 있었던 것 같다(중간시안해설 제20참조). 공개매체의 신뢰성이나 주주나 채권자등 이해관계인의 편리성등에 비추어 보면, 본래는 관보등에서의 공고에 대체 할 수 있는 것은 공적 사이트에서의 계산 공개라고 해야 하는 것이다.

 또 대차대조표등을 전자적 방법에 의해 공개 한 경우는, 그 공개를 하고 있는 웹페이지의 주소(URL)를 등기해야 한다(2001년2차개정상법188210호, 상특165항, 상시규8). 또, 이사가 허위의 내용의 대차대조표등을 전자적 방법으로 공개를 했을 경우는,100만엔 이하의 과태료에 처해지는 것 외(2001년2차개정상법498119)에, 제3자에 대해 손해배상 책임을 져야 한다.(2001년2차개정상법266조노32).

 대차대조표등의 전자적 방법에 따른 공개가 가능하므로, 공고와 관련된 비용 부담이 경감되었기 때문에, 입법관계자로부터 계산서류의 공개가 넓리 행해지는 것이 기대되고 있다. 중의원 참의원 양원의 법무위원회에서는 반드시 실효성을 살리기 위해, 공개제도와 관련된 이번 개정이 실효성 있는 것이 되도록 노력한다는 취지의 부대결의가 이루어졌다. 덧붙여 공고 일반의 전자화에 대해서는, 향후의 개정 검토사항이 되고 있다.

 

  

【참고 문헌】


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  • 나카무라 요시오편 「개정 상법 핸드북」키요부미사(2002.9)
  • 나카무라 노부오 「회사 관계서류와 총회 운영의 전자화」 「판례 타임즈」No.1093,67페이지(2002.8).
  • 하라다 코우지 「평성 13년 개정 상법에 대해-주식 제도의 개선 회사 관계서류의 전자화등 -」 「감사역」No.460,15 페이지(2002.6) ..... 이하 생략(주:법무사 이전호).


 
 
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